Behandlingsansvarlig
Daglig leder i Norsk Fjernvarme, Trygve Mellvang Tomren-Berg, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).
Formålet med behandlingen
Det er frivillig for de som besøker nettsiden å oppgi personopplysninger i forbindelse med å kontakte oss ved bruk av kontaktskjema. Informasjonen her brukes utelukkende til å respondere på henvendelse, såfremt ikke annet avtales i etterkant. Som bruker av nettstedet samtykker du til innhenting og behandling av data i form av cookies og nettkaplser med mindre annet er spesifisert.
Hva er det rettslige grunnlaget?
Utgangspunktet for vår virksomhet er vårt vedtektsbestemte formål, om å fremme fjernvarme og fjernkjøling i Norge. Vår behandling av personopplysninger er basert vår berettigede interesse som består i å administrere medlemskap, styre og lede virksomheten, forfølge våre formål som interesseorganisasjon, ha kontakt med omverdenen og å dokumentere den virksomheten vi driver.
Det dreier seg om å kunne svare på henvendelser, sende relevant informasjon og tilby en så god tjeneste ovenfor våre interessenter som mulig.
Vi lagrer og utleverer opplysninger hvis vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.
Hvilke personopplysninger behandles?
Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner i medlemsbedrifter for å
- Informere medlemsbedriftene om vår virksomhet
- Administrere medlemskapet i Norsk Fjernvarme, blant annet innkalle til møter i våre organer og fakturere kontingent
- Yte tjenester til medlemsbedrifter
- Dokumentere kontakt mellom medlemsbedriftene og oss
- Utforme våre synspunkter i politiske og andre saker
Med kontaktpersoner i medlemsbedrifter mener vi ansatte og andre representanter. Det er frivillig for kontaktpersoner om de ønsker å gi oss personopplysninger, men daglig leder må gi oss kontaktopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det gjelde i hovedsak navn, kontaktopplysninger, stilling, funksjon og arbeidsgiver. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonens arbeidsgiver, for eksempel arbeidsgivers nettside. Vi kan hente inn opplysninger fra offentlige registre (Foretaksregisteret) om hvem som er styremedlemmer og daglig leder i medlemsbedrifter.
Vi skal slette opplysningene hvis vi blir kjent med at kontaktpersonen opphører å være kontaktperson eller vi ikke har behov for kontakt med virksomheten. Vi vil likevel beholde opplysningene for en lengre periode hvis vi mener det kan bli bruk for dem for eksempel for å dokumentere virksomheten vår eller den kontakten vi har hatt.
Websiden har skjema for kontakt eller påmelding.
Vi behandler personopplysninger om dem som henvender seg til Norsk Fjernvarme for å besvare og dokumentere kommunikasjonen. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digital, skriftlig og muntlig.
Det er frivillig å gi oss personopplysninger. Får vi ikke de opplysningene vi trenger for å besvare henvendelser, kan vi ikke besvare henvendelsene og vi kan slette henvendelsene. Vi vil ikke motta, eller behandle på annen måte, sensitive opplysninger fra noen uten at vi har lovlig grunnlag for det.
Vi kan lagre personopplysninger så lenge det er nødvendig for de formål som er nevnt ovenfor. Kommunikasjon med et innhold som kan føre til behov for senere oppfølgning, klager eller innsigelser, kan vi lagre i inntil ti år.
Vi behandler personopplysninger om personer i bedrifter, akademia, offentlig forvaltning, medier, politikk, andre organisasjoner og samfunnslivet for øvrig for å informere om og å innhente og kartlegge synspunkter på og vurderinger av spørsmål og saker som gjelder virksomheten i våre medlemsbedrifter.
Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Vi kan hente inn personopplysninger fra andre kilder. Kilder for slike opplysninger vil for eksempel være medier, nettsider og offentlige organer. Opplysningene kan omfatte opplysninger som er relevante for formålene nevnt ovenfor, blant annet ytringer fra personene selv.
Behandler vi sensitive personopplysninger ("særlige kategorier"), blant annet om "politisk oppfatning" og "filosofisk overbevisning" (se personvernforordningen artikkel 9 nr. 1), skal vi sørge for å at vilkårene for det er oppfylt, for eksempel ved samtykke fra personen selv eller der personen selv har gjort opplysningene offentlig.
Vi kan lagre opplysningene inntil vi blir kjent med at vi ikke lenger har et formål med å ha opplysningene lagret.
Vi behandler personopplysninger om personer i Norsk Fjernvarmes organer for å organisere og legge til rette for arbeidet i organene og for å dokumentere saksbehandling.
Behandler vi sensitive personopplysninger ("særlige kategorier"), blant annet om helseforhold, politisk oppfatning og filosofisk overbevisning (se personvernforordningen artikkel 9 nr. 1), vil vi sørge for å at vilkårene for det er oppfylt, for eksempel ved samtykke fra personen selv. Vi lagrer og utleverer opplysninger hvis vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven eller a-opplysningsloven hvis vi betaler godtgjørelser.
Det er en betingelse for verv mv. at de tillitsvalgte mv. selv gir oss opplysninger. Gir man ikke opplysninger, kan man ikke ha verv i Norsk Fjernvarme. I forbindelse med nominasjon av kandidater til verv kan vi hente inn relevant informasjon fra andre kilder når det er nødvendig for å vurdere egnethet. Kildene vil ikke alltid være offentlig tilgjengelige.
Vi kan lagre saksbehandlingsdokumenter (møteinnkallinger, -referater o.l.) i en ubegrenset periode.
Vi kan levere ut opplysninger til andre når det er nødvendig for vår virksomhet. Opplysninger om hvem som er medlem av våre organer mv. vil som regel være offentlig tilgjengelige, blant annet på våre nettsider eller etter forespørsel fra omverdenen.
Vi behandler personopplysninger for masseutsendelser av nyhetsbrev mv. som gjelder vår virksomhet.
Behandlingen av opplysningene er basert på vår berettigede interesse som består i å
- arbeide for å styrke næringens konkurransevilkår og lønnsomhet, blant annet ved å informere omverdenen om relevante og aktuelle spørsmål og saker
- informere om arrangementer og kurs vi arrangerer
- informere ansatte og andre representanter for tillitsvalgte i våre medlemsbedrifter om de medlemsfordelene vi og våre samarbeidspartnere tilbyr medlemsbedriftene
Det er frivillig å gi oss e-postadresser. Mottar vi ikke e-postadressen, kan vi ikke sende nyhetsbrev mv. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det gjelde navn og e-postadresse for kontaktpersoner i medlemsbedrifter. Kilde for slike opplysninger vil som regel være kontaktpersonenes arbeidsgiver.
Vi skal avslutte utsendelser til mottakere som ber om det. Vi forbeholder oss muligheten til å lagre opplysningen om at mottakeren ikke lenger ønsker utsendelser. Vi skal slette e-postadressen hvis vi får beskjed om at den ikke lenger er aktiv.
Driver vi næringsvirksomhet, skal vi sende markedsføring per e-post bare til fysiske personer som har gitt samtykke til det på forhånd, jf. markedsføringsloven.
Vi utleverer ikke kontaktopplysninger til tredjeparter for markedsføringsformål uten at vi først har fått samtykke fra den opplysningene gjelder. Slike tredjeparter vil typisk være leverandører av medlemsfordeler. De vil være behandlingsansvarlige for opplysningene vi gir dem.
Vi behandler personopplysninger om innledere, kursholdere, talere, foredragsholdere mv. og om påmeldte deltakere på kurs, arrangementer, møter o.l. for å
- planlegge, gi informasjon om og legge til rette for kurs, arrangementer, møter o.l.
- legge til rette for kontakt mellom deltakerne og for å kontakte deltakere ved behov
- fakturere hvis det er deltakeravgift
- evaluere kurs, arrangementer, møter o.l.
- informere om fremtidige kurs, arrangementer, møter o.l.
Behandling av opplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i å avholde kurs, arrangementer, møter mv.
Det er en betingelse for å være innleder mv. eller deltaker at vi får de opplysningene vi trenger for å oppnå formålene ovenfor. Gir du oss sensitive opplysninger om forhold som er nødvendige for at vi skal kunne imøtekomme behov du måtte ha (for eksempel om mat), vil vår behandling være basert på samtykke fra deg.
Vi kan levere ut lister med navn på deltakere og bedriftene de representerer til innledere mv. På noen arrangementer deler vi ut lister til deltakere, med navn på deltakere og den bedriften de representerer, slik at deltakerne lett kan komme i kontakt med hverandre på arrangementet. Du kan reservere deg mot å bli oppført på listen.
Vi kan levere ut lister med navn på deltakere og bedriftene de representerer til tekniske arrangører og andre tredjeparter når det er behov for det.
Vi kan lagre opplysninger om innledere mv. og deltakere mv. i inntil seks måneder. Utover dette lagrer og utleverer vi opplysninger hvis vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.
Nettstedene samler inn opplysninger gjennom skjemaer på våre nettsider. Det er frivillig å oppgi denne informasjonen. Hvis du velger å ikke oppgi personopplysningene, kan vi være forhindret fra å gi deg tilgang til produktet eller tjenesten. Vi behandler ikke personopplysninger om personer som besøker våre nettsider der det ikke kreves pålogging eller utfylling av skjema.
Hvor hentes opplysningene fra?
Denne nettsiden henter inn personopplysninger du frivillig gir oss via skjemaer på nettsiden, og via nettkapsler og cookies som settes på nettsiden.
Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside.
Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.
Følgende informasjonskapsler brukes på nettsiden / se vår cookiespolicy
Utleveres opplysningene til tredjeparter?
Personopplysningene deles ikke med utenforstående tredjeparter, men Norsk Fjernvarme kan bruke underleverandører til å levere hele eller deler av nettsiden. Slike underleverandører kan behandle personopplysninger på vegne av Norsk Fjernvarme
Hvilke rettigheter har den registrerte og hvilket lands lovverk gjelder?
Du har rett til innsyn i personopplysningene Norsk Fjernvarme behandler om deg, og du har rett til å kreve at personopplysningene dine rettes eller suppleres. Du har også rett til å kreve at dine personopplysninger slettes. Ved slike forespørsler vil alle dine personopplysninger slettes, med mindre fortsatt oppbevaring av personopplysningene er påkrevd ved lov, eller tillatt som følge av Norsk Fjernvarmes berettigede interesser. Norsk Fjernvarme kan fortsette å oppbevare anonymisert informasjon, dvs. opplysninger som ikke kan knyttes til deg.
Ta kontakt med oss ved å benytte kontaktinformasjonen angitt under behandlingsansvarlig dersom du ønsker å utøve dine rett til å: motta informasjon om hvilke personopplysninger behandlingsansvarlig behandler om deg; endre, korrigere eller oppdatere personopplysningene dine; kreve at personopplysninger slettes; trekke tilbake ditt samtykke til innhenting, behandling og bruk, eller utlevering av dine personopplysninger til tredjepart; motta informasjon om din rett til dataportabilitet, dvs. din rett til å motta, gjenbruke eller overføre personopplysninger du har oppgitt til Norsk Fjernvarme.
Ønsker du å vite mer om dine rettigheter som registrert, anbefaler vi deg å lese på Datatilsynets nettsider. Du kan klage til Datatilsynet hvis du er misfornøyd med vår behandling av personopplysninger.
Kontaktinformasjon
Kontakt oss på info@fjernvarme.no eller telefon 2308 8000.
Vår postadresse er Norsk Fjernvarme, P.b. 7184 Majorstuen.
Besøksadressen er Næringslivets Hus, Middelthunsgt. 27, 0307 Oslo
